Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

Содержание
  1. Инвойс — Эльба
  2. Что такое инвойс (сommercial invoice)
  3. Зачем нужен инвойс
  4. Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)
  5. Как заполнять инвойс
  6. Как описывать услуги и товар в инвойсе
  7. В чём разница между инвойсом и счет-фактурой
  8. Чем чреваты ошибки в инвойсе
  9. Инвойс: бланк и образец заполнения документа
  10. Отечественные аналоги
  11. Образец 2020 г
  12. Количество экземпляров
  13. Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание
  14. Инвойс на оплату для иностранной компании скачать
  15. Зачем нужен счет-проформа
  16. Кто оформляет счет-проформу
  17. Какие данные содержатся в счете-проформе
  18. Счет-проформа: образец заполнения полей
  19. Образец 2019 г
  20. 40+ Invoice Templates: Blank, Commercial (PDF, Word, Excel)
  21. Writing your contact information
  22. The additional header Information
  23. The services rendered section
  24. Some tips while coming up with an invoice:
  25. Blank Invoice
  26. Commercial Invoice
  27. Инвойс для таможни: требования к форме и образец заполнения
  28. Что такое инвойс?
  29. Требования к заполнению инвойса
  30. Сведения в инвойсе
  31. Перевод инвойса
  32. Образец инвойса
  33. Проверка инвойса и иных коммерческих документов
  34. Download, Customize & Send | Invoice Simple
  35. Benefits of using a great invoice template
  36. Invoice template highlights
  37. Special purpose templates
  38. Which invoice template format should I use?
  39. Word or Google Docs
  40. Excel or Google Sheets
  41. Invoicing Software
  42. Other Software
  43. Even more free invoice templates
  44. Invoice templates in other languages

Инвойс — Эльба

Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

Если работаете с иностранными контрагентами, рано или поздно столкнетесь с инвойсом. В статье расскажем, что это за документ и как с ним работать. 

Что такое инвойс (сommercial invoice)

Инвойс используют только в международных сделках. В российской практике у него нет прямого аналога. По-нашему, это счет на оплату, в котором прописаны условия сделки. Иногда инвойс заменяет собой договор и акт.

С услугами достаточно прописать такое условие: «Полной или частичной оплатой счета-договора заказчик подтверждает, что все перечисленные ниже условия договора выполнены в полном объеме, в надлежащие сроки и с надлежащим качеством». Оплата будет означать, что заказчик принял работу, поэтому обмениваться актами не нужно.

Андрей программирует для зарубежных фирм. Он договорился с заказчиком, сделал сайт и отправил иностранной фирме инвойс. Иностранцы получили документ и перевели Андрею деньги. После этого сделка считается завершенной. Подпись заказчика не требуется. 

Если продаете товары, скорее всего, одного инвойса не хватит и понадобятся другие документы. Это зависит от способа доставки. Уточните этот момент в транспортной компании или в поддержке банка.

Зачем нужен инвойс

  1. Для таможенного контроля. По инвойсу таможня рассчитывает налоги и пошлины на товары.
  2. Для валютного контроля. 

Инвойс подойдет для небольших разовых сделок, но даже в этом случае для валютного контроля одного инвойса может оказаться недостаточно. Лучше позвонить в банк и уточнить, понадобятся ли другие документы.

Валютный контроль — это требование Центробанка. Вот как это работает: на ваш счет поступают деньги от иностранного контрагента, банк замораживает валюту на транзитном счете и запрашивает документы по сделке, в том числе инвойс. Чтобы получить доступ к деньгам, нужно предоставить документы в течение 15 рабочих дней. 

Если сумма сделки меньше 200 тысяч рублей по курсу Центробанка, действуют упрощенные правила: достаточно заполнить специальную электронную форму банка, отправлять скан договора не потребуется. 

Крупная сделка — когда вы платите больше трех миллионов или вам переводят больше шести миллионов рублей. В этом случае понадобится взять справку о подтверждающих документах и поставить контракт на учет. 

Что такое проформа-инвойс (proforma invoice)

Проформа-инвойс — предварительный документ, который отправляют, если еще не согласованы сумма оплаты и условия поставки. Поэтому в нем могут быть не указаны окончательные цифры и сроки.

Проформа не содержит требования об уплате. Такой документ понадобится, когда товар перемещают через границу без оплаты или когда покупатель вносит предоплату, а не платит всю сумму сразу.

В остальном коммерческий инвойс и проформа совпадают. 

Как заполнять инвойс

Инвойс заполняет тот, кто оказывает услуги или продает товар. Документ оформляют на языке заказчика, как правило, это английский. Для таможни понадобится экземпляр на русском. Можно составить сразу на английском и на русском. 

Для услуг достаточно двух экземпляров. Для товаров рекомендуют отправлять 1 оригинал и 5 копий.

Хорошие инструкции по заполнению инвойса для товаров предлагают транспортные компании, например, TNT. На сайте DHL есть конструктор, который поможет составить инвойс по всем правилам. 

Установленной формы у инвойса нет. Можно разработать свою и распечатать на фирменном бланке или на стандартном листе формата A4. Главное, чтобы в ней были обязательные поля:

  • Дата и номер инвойса. Дата обязательна, номер можно поставить любой или вообще не указывать.
  • Информация об исполнителе (экспортере) и заказчике (импортере): страна, название компании, правовая форма, адрес, ФИО.
  • Предмет инвойса — за что заказчик получает деньги, товар или услуга, количество товаров или количество часов, затраченных на выполнение работы.
  • Подробное описание каждой позиции.
  • Цена и общая сумма сделки с указанием валюты заказчика (импортера).
  • Срок и условия поставки согласно правилам Инкотермс 2010. Самые распространенные: DAP — пошлину оплачивает получатель, DDP — пошлину оплачивает отправитель.
  • Номер авиатранспортной накладной, если продаете товары.
  • Реквизиты банковского счета исполнителя (экспортера) и срок оплаты.
  • Штамп или печать компании, если есть. 
  • Подпись того, кто выставляет инвойс (экспортера)

Как описывать услуги и товар в инвойсе

Пишите подробно и без сокращений. Не используйте в описании общие фразы. Для услуг укажите цену элемента услуги, как выглядит результат. 

Пример: подготовка макетов для сайта www.hellburg.io, для разделов «Чем заняться», «Новости», «Места», «Карты», «Календарь» в формате.psd. Стоимость часа работы — 20$. Общее количество часов — 80.

Если продаете товар, напишите названия модели, цвет, размер и характеристики. Чем дороже и сложнее товар, тем подробнее должно быть описание. Это важно для таможни и валютного контроля банка. 

Полировальная машина «Снежинка» для обработки металлических материалов; модель S002, производство RU (Россия), серийный номер S/N PM-S002-F146896, 1 единица. 

Вот на что стоит обратить внимание при описании товара: 

  • название; 
  • номера экспортных документов (внешнеэкономический договор или заказ, если есть), даты их составления; 
  • область применения; 
  • серийный номер; 
  • номер из списка ТН ВЭД (если известен); 
  • материал, из которого сделан товар; 
  • вид упаковки;
  • масса (унции, кг, фунты); 
  • цена за единицу; 

В чём разница между инвойсом и счет-фактурой

Это совсем разные документы. Инвойс содержит требование об оплате и условия сделки. Счет-фактура нужен, чтобы отчитаться по НДС перед государством. 

Важный момент: при импорте НДС платят все. Даже те, кто работает на УСН, ЕНВД и патенте. Но дело там не в счет-фактуре, а в таможенной декларации. Подробнее об этом мы написали в статье «Закупка товара за границей: НДС и таможенное оформление». 

Чем чреваты ошибки в инвойсе

Ошибки в заполнении могут привести к задержки товара на таможне. Если затянуть валютный контроль, можно получить штраф до 100% от суммы сделки. 

Экспорт на УСН, ЕНВД и патенте

Как платить налоги при расчётах в валюте

Статья актуальна на 09.07.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1364/invoys

Инвойс: бланк и образец заполнения документа

Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

Пустой бланк инвойса (word)

Образец заполнения инвойса (word)

Отечественные аналоги

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

  1. Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
  2. Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

  1. Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
  2. Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
  3. Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2020 г

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

  1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
  2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
  3. Информация о государствах:
  • из которого были отправлены товары (export);
  • в котором они были произведены (manufacture);
  • и в которое их предполагается доставить (destination).
  1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта.

Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах).

По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

  1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
  2. Описание каждого товара:
  • наименование;
  • количество и единицы измерения;
  • область применения;
  • вес;
  • габариты;
  • материал изготовления;
  • стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
  • общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).
  1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
  2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
  3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

1сопровождает посылку (укладывается внутрь)
2отгрузочный – в отдельный карман вместе с транспортной накладной
3остается у продавца (отечественная компания)
4отправляется покупателю (зарубежная компания)
5сопровождают груз и остаются у перевозчика
6

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме.

Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом.

Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

биологические образцыобязательно указываются:
  • происхождение образцов – например, биоматериал человека (ткань, орган) животного, семенной материал растений, штамм микроорганизмов и т.п.;
  • цель транспортировки – например, для проведения дополнительных лабораторных исследований;
  • предельные сроки хранения;
  • способ перевозки (например, во льду, в жидком азоте и т.п.).
любые химические вещества
  • приводится и название вещества, и его подробное описание (формула, концентрация, масса, физическое состояние – жидкость, твердое, газообразное), назначение;
  • также прилагается заявление TSCA о полном соответствии вещества нормам безопасности.
сложносоставные товарылюбой составной товар описывается с перечислением каждой части; например, часы в общем виде следует расписать так:
  • корпус;
  • механизм;
  • гальванический элемент.
подарки
  • подробное описание, стоимость изделий; в большинстве случаев есть верхние ограничения по стоимости, при нарушении которых оплачиваются дополнительные таможенные пошлины;
  • в транспортной накладной прописывают: «Unsolicited gift»
изделия текстильныепрописывается:
  • состав и процентное соотношение всех компонентов;
  • способ плетения (тканное или вязаное изделие);
  • в случае с образцами тканей дополнительно указывают: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE»

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Источник: https://2ann.ru/chto-takoe-invojs/

Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

Бланк счета-проформы

Во внешнеэкономической деятельности выставление поставщиком-экспортером счета (инвойса) несет юридические последствия и фиксирует факт возникновения у покупателя (импортера) обязательств рассчитаться по счету в установленные контрактом сроки.

При этом возможны ситуации, при которых оплата отгруженного товара не требуется, потому что права собственности на товар не переходят к покупателю до оговоренного в контракте момента или вовсе остаются у поставщика, как, например, при предоставлении товаров для международных выставок.

В этих случаях используется счет-проформа, образец заполнения которого не имеет строго установленной формы, но практически дублирует формат счета на оплату (инвойса).

Зачем нужен счет-проформа

Счет-проформа по своей сути является предварительным счетом, документально подтверждающим факт отгрузки товара поставщиком-экспортером. Таким образом, счет-проформа является коммерческим и, так как не требует перечисления оплаты, товаросопроводительным, но не расчетным документом.

В случае, когда у покупателя-импортера отсутствует товарная накладная или счет фактура, счет-проформа является тем документом, который содержит данные по стоимости, весу и количеству товаров, пересекающих таможенную границу.

Счет-проформа признается таможенными органами как документ, подтверждающий заявленную в таможенной декларации стоимость товара, и используется для определения таможенной стоимости.

Проформой счет называется потому, что фактические данные в последующем счете- фактуре, по которому и будет производиться расчет по контакту, могут отличаться от предварительного счета.

Бланк счета-проформы при этом дублирует данные, которые указываются в инвойсе, кроме полей с указанием сроков платежа и банковских реквизитов, так как оплаты счет-проформа не предполагает.

Кто оформляет счет-проформу

Счет-проформу оформляет продавец на фактически отгруженный товар и передает покупателю как документ, подтверждающий наличие, объем и стоимость отправленных ему товаров.

При таможенном оформлении при ввозе и вывозе из России от декларирующего груз лица требуется предоставить два экземпляра счета-проформы: один на английском, второй — на русском языке.

Какие данные содержатся в счете-проформе

В бланке счета-проформы должны содержаться следующие поля:

  • наименование документа — счет-проформа (pro forma invoice);
  • дата и номер документа;
  • реквизиты продавца;
  • реквизиты покупателя;
  • сведения о стране происхождения товара;
  • описание товара;
  • цена за единицу товара;
  • валюта счета;
  • общая сумма счета;
  • базисные условия поставки.

Скачать заполненный бланк счета-проформы

В бланке счета также должны быть предусмотрены поля для подписи, должности и данных уполномоченного оформлять счета-проформы лица и место для печати, если предприятие ей пользуется.

Бланк счета-проформы не должен заполняться вручную, исправления в бланке не допускаются.

Счет-проформа: образец заполнения полей

Чтобы не вызывать нареканий при таможенном оформлении, поля у счета-проформы должны быть заполнены с учетом нижеприведенных правил.

Поля «Дата» и «Номер» документа заполняются в обязательном порядке. Дата заполняется полностью в формате , чтобы избежать разночтения в принятых форматах дат.

Читать дальше:  Как взыскать расходы на оплату услуг представителя

В реквизитах поставщика и получателя указываются наименование компании, полный адрес, включая страну и индекс, а также в бланке заполняются номера телефонов.

Описание товара должно включать его полное наименование с указанием моделей или артикулов (обобщенное перечисление товаров не допускается), количество каждого изделия в единицах измерения, код ТН ВЭД, стоимость за единицу, итоговую стоимость по каждой товарной позиции.

Валюту счета указывают, применяя буквенный код, например USD или EUR.

Итоговая сумма счета-проформы должна совпадать с суммой всех построчных итогов по видам товара, валюта итога соответствует валюте, в которой указывается стоимость товаров. Код ТН ВЭД присваивается, исходя из справочника по товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности.

Базисные условия поставки должны включать метод поставки по ИНКОТЕРМС (CPT, DAT, DAP и т.д.), наименования перевозчика, общий вес брутто и нетто, общее количество упаковок.

Тип экспорта товара бывает:

  • Permanent (постоянный),
  • mporary (временный),
  • Re-export (реэкспорт).

Цель экспорта должна быть указана, исходя из имеющегося между экспортером и импортером контракта, например, продажа (sales), предоставление образцов (samples), ремонт (repair).

Бланк инвойса на английском языке скачать в формате Excel .
Бланк инвойса на английском и русском языках скачать в формате Excel .

Обязательно в инвойсе нужно указать:

  1. продавца
  2. покупателя
  3. номер и дату инвойса
  4. номер и дату контракта
  5. условия поставки Инкотермс-2010
  6. наименования, количество и стоимость товаров
  7. итоговую стоимость

Желательно еще дополнительно указать:

  1. грузоотправителя
  2. условия оплаты
  3. контактные данные получателя
  4. производителя
  5. страну происхождения

По желанию можно добавить веса нетто и брутто, кол-во мест, общее количество упаковок — в этом случае можно будет обойтись без упаковочного листа.

Если в данном материале Вы не нашли ответ на интересующий вопрос, то пишите по адресу manager@rastamozhitvspb.ru и в скором времени я обновлю статью.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

Образец 2019 г

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

  1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
  2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
  3. Информация о государствах:
  • из которого были отправлены товары (export);
  • в котором они были произведены (manufacture);
  • и в которое их предполагается доставить (destination).
  1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта.

Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах).

По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

  1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
  2. Описание каждого товара:
  • наименование;
  • количество и единицы измерения;
  • область применения;
  • вес;
  • габариты;
  • материал изготовления;
  • стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
  • общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).
  1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
  2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
  3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Читать дальше:  Возвращается ли страховка при продаже автомобиля

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

40+ Invoice Templates: Blank, Commercial (PDF, Word, Excel)

Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

An invoice refers to an itemized bill for the goods sold to customers or services provided to them detailing their prices, the total charges as well as the terms of a given transaction. It can also be referred to as the sales invoice.

For the case of a person who has purchased the goods and or received some services, he or she may look at the invoice from the donor as a purchase invoice. Whether you work for a company or you have an independent business it is good to know how to draft an invoice and the kind of information that should be reflected on it.

This will aid in making the payment not to be much of an issue as there is evidence of goods that have been sold or services that have been rendered.

If you encounter difficulties while trying to come up with an invoice, this site has got your back as there are many invoice templates that you could make use of.

The nature of information that is to be included in an invoice will depend on the type of services that you provide or the type of goods being sold.

However it is always good to know how to go about this, the section below has steps that will aid you in writing a good invoice.

Writing your contact information

  • Your company/ business name should be displayed at the top center of the page. If you are an independent contractor you could choose to use your legal name.
  • Proceed on to type your business address just below the name. This is quite crucial if payment is to be made through the use of postal services. However it is always good to include your address regardless of the means of payment.
  • Add your telephone number for the case of an independent contractor. For a business or company the business or company contact number should be included for purposes of communications with your clients.
  • It is also good to leave an email address when writing the contact information. This is quite handy for those who will be paid via PayPal as a valid email address is a requirement for successful payment. You can also choose to use any email address that is linked to your business payment account. For the case of business whose payment is not reliant upon email, you can include your company email address or alternatively the email address of your company’s accounting department.

The additional header Information

  • The invoice number should be included in the upper right hand corner, just below the contact information. The method of numbering will be depend on what you prefer as an individual, but this numbering system is to ease the filing process.
  • The invoice should be prefaced with a letter which indicates the client. It will be wise to use either three of four letter abbreviations to make it simple.
  • The number of the invoice should then come after the client’s abbreviation. For proper sorting by the computer make sure that you extend the number out three place holders.
  • You could alternatively choose to write the numerical date after the client’s abbreviation. This will be quite appropriate for those who get paid for consistent services that they have rendered on a set time schedule. The year should come first, followed with the month and then the day of the month.
  • The current date should be included at the upper right hand corner, below the invoice number. It is recommended that you keep the date numerical and the format of the year-month-day to ease the sorting process.
  • The billing period should be written below the date of raising the invoice. For the case where a given invoice covers services rendered in the month of April in 2013, it will be written as 2013/4/1-2013/4/30. Remember to specify in your invoice that this is the billing period.
  • The due date should also be listed. The due date tends to vary depending on the terms of agreement that have been agreed on with both business and the client, most of them are of about 30 days after the invoice date. A specification of the due date on the invoice is mandatory.
  • The client’s details should be included in the upper left hand corner, below the company’s contact information and this should also be across from the invoice number and the dates.
  • The name of the agency or individual your provided the services or goods to should be listed
  • Just below the name, remember to include your client’s company address, phone number as well as the email address.

The services rendered section

  • Each service provided to the client during the billing period should be listed.
  • If your company has been hired to perform many services, each ought to be described by name separately.
  • In case the services rendered have specific project names, identify them using these project names.
  • Include the date of completion of each service rendered. This should be in a separate column but adjacent to the name of the respective service.
  • Include the payment information for each of the services rendered. This information should be in a separate column directly next to the name of the respective service.
  • In case a lump sum amount for a specific service has been paid, you need to list this lump sum.
  • In case hourly rates of payment are being used, you should list the number of hours you have worked, the hourly rate as well as the total amount of money earned after completing the delivery of a service.
  • The invoice total should be included at the bottom of the invoice, just below the list of the services that have been provided. This represents the sum of the amount of money that has been earned and as such what you are supposed to be paid. This number should be brought out clearly, either by bolding it, using color or using an enlarged print to make it to stick out.

Some tips while coming up with an invoice:

  • It is wise to discuss with your client the fees and the most preferred method of payment before you send the invoice to them. It is recommended that both you and your clients should be fully aware of such details to avoid possible disagreements in the future.
  • You should keep a thorough record of all your invoices. It is good to have a printed copy as well as a digital copy that will be filed away. In case you have any emails, memos or any other document related to the invoice, you ought to keep this along with a printed copy of the invoice.
  • You should choose the right software that will help you to prepare the invoices. Any basic spreadsheet or word processing software will be sufficient. If you are interested in streamlining the process there are specialized invoicing softwares that you could make use of. Most invoicing softwares will have a template to give you a structure of what an invoice should look . Most of these softwares have features that will aid you in designing the invoice and keeping it organized as well.
  • In case the payment due date is approaching and your client has not yet cleared the payment, it will be good to make a phone call to assess how far they have gone with the payment arrangements. This is appropriate as some clients will comply with just a phone call or it could a delay in the receipt of an already paid amount on your part.
  • It is always good to find out if the client has any policies concerning the format of the invoice. This is crucial as you might encounter a client who wants more information than is included in your invoice. It is also possible that they may want to have specific format of the listing of the services rendered. Failure to tailor your invoice to suit your client’s preference might result in delay in payment.

Blank Invoice

This is mostly used by small scale businesses to bill their clients.

It is quite popular for repair services especially for those contractors who come to a home or business with the collection of the payment being made after completion of work.

The customer has to receive a receipt and the invoice will act as a receipt in this case. You should not be stressed about finding a blank invoice as this site offers you with blank invoice templates that you could customize to suit your needs.

A blank invoice should be customized to fit the needs of a given business. You first need to edit the header by inserting the name of the business as well as the logo. You can edit the email address and the line found at the bottom that states who to make a check out to. This blank invoice templates are printable invoices and you could make as many copies as you desire.

While using the field of a blank invoice, you could use a clipboard or a carbon paper for you to be able to keep a copy for record purposes in your business.

Commercial Invoice

The other alternative that one may have if they are not interested in using a blank invoice is making use of a commercial invoice.

This can be obtained  by paying a commercial printing company an amount that will be used to print your custom invoices for your company/business on a piece of carbon paper or it could be on a receipt book.

You could find samples of these commercial invoices at this site.

As business man or in case of you have been tasked with coming up with an invoice, the above information suffice to help you come up with the best.

Invoice templates could aid you in making the generation of invoices for use to be an easy exercise that is quite convenient for you. You could customize a blank invoice and come up with what is tailored to fit your needs.

Writing an invoice should not be hard with the help offered by this site, feel free to use the information provided and the invoice templates found in this site.

Источник: https://templatelab.com/invoice-templates/

Инвойс для таможни: требования к форме и образец заполнения

Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

Юристы нашего центра продолжают разбирать требования к коммерческим документам, необходимым участникам ВЭД для внешнеэкономической сделки.

В данном материале будут рассмотрены требования к заполнению инвойса, его рекомендованная форма и представленный образец.

Что такое инвойс?

Инвойс – это один из коммерческих, товаросопроводительных документов для внешнеторговой сделки.

По своей сути инвойс представляет собой счёт, который иностранный поставщик товаров или услуг направляет своему покупателю. Аналогом инвойса в российском документообороте можно считать счёт-фактуру.

Помимо непосредственно инвойса в практике ведения ВЭД также применяется такой документ как проформа-инвойс. Проформа является предварительным счётом, на основании которого покупатель может внести предоплату за товар. Инвойс – это окончательный счёт, отражающий полную стоимость товаров или услуг, в том числе и для таможенных целей.

Требования к заполнению инвойса

Главное, с чего стоит начать, говоря о требованиях к заполнению инвойса: законодательно установленные требования к форме инвойса отсутствуют.

Помимо общих правил внешнеторгового документооборота и внутренних требований каждой страны к сведениям, отражаемым в инвойсе, существует только один документ, регламентирующий требования к заполнению инвойса – «Формуляр-образец унифицированного счёта для международной торговли», закреплённый в рекомендации №6, изданной рабочей группой по упрощению процедур международной торговли Европейской экономической комиссией ООН в Женеве.

В рамках данного формуляра прописаны все необходимые рекомендации к заполнению инвойса и приведена квалифицированная форма.

Сведения в инвойсе

С учётом рекомендаций Европейской экономической комиссии ООН и устоявшейся практики к рассмотрению инвойса таможенными органами Российской Федерации можно выделить следующие необходимые сведения, которые должны быть отражены в инвойсе:

  • Информация о товаре;
  • Сведения об условиях сделки;
  • Данные о дополнительных расходах;
  • Прочие сведения

К информации о товаре в инвойсе относятся:

  • Полный перечень товаров;
  • Наименование и описание товаров;
  • Модель, артикул, серийный номер и прочие идентифицирующие характеристики товаров;
  • Количество товара, цена за единицу и общая стоимость;
  • Иная информация для идентификации конкретной партии товара (например, вес и объём)

Также в инвойсе может быть указана информация о коде товара в соответствии с товарной номенклатурой.

Дополнительно рекомендуем указывать страну происхождения товара. Информация о товаре в инвойсе должна коррелировать со сведениями, указанными в спецификации к контракту ВЭД и экспортной декларации.

К сведениям об условиях сделки относятся:

  • Реквизиты сторон сделки: продавца и покупателя, а также при необходимости грузоотправителя/грузополучателя;
  • Номер и дата инвойса;
  • Условия поставки по Инкотермс;
  • Условия оплаты за поставку

Также могут быть указаны дополнительные сведения о транспортировке.

Информация о дополнительных расходах может включать в себя:

  • Стоимость перевозки;
  • Издержки на страхование груза;
  • Дополнительные затраты на упаковку и (или) маркировку товара;
  • Сведения о подлежащих уплате налогах продавца

При наличии скидок также должна быть указана соответствующая информация.

К прочим сведения, подлежащим указанию в инвойсе, можно отнести:

  • Ссылку на номер заказа партии товара (если подобный порядок был прописан при составлении внешнеторгового контракта);
  • Ссылку на номер и дату заключения внешнеторгового контракта, в рамках которого осуществляется данная поставка.

При необходимости в форму инвойса может быть включена дополнительная коммерческая информация и ссылки на релевантные приложения и дополнения к внешнеэкономическому контракту. Подытоживает инвойс указание общей суммы счёта.

Как правило, инвойс оформляется на фирменном бланке поставщика. Его подписание осуществляется тем же лицом, которое подписывало внешнеторговый контракт на поставку товара или же иным лицом, но с подтверждением права подписи и соответствующих полномочий.

Перевод инвойса

Документы, представляемые в таможенный орган, должны быть оформлены на русском языке. Если инвойс выпущен на иностранном языке, необходимо обеспечить его перевод, заверенный надлежащим образом.

Допускается оформление двуязычного инвойса, один из языков которого – русский.

Образец инвойса

Поскольку законодательно закреплённых требований к форме инвойса нет, в качестве унифицированного образца инвойса можно взять форму, рекомендованную Европейской экономической комиссией ООН.

Скачать образец инвойса вместе с рекомендациями по его заполнению можно здесь.

Дополнительно рекомендуем скачать Приложение к Рекомендации №6 «Формуляр-образец унифицированного счета для международной торговли» в целях интеграции электронного фактурирования.

Проверка инвойса и иных коммерческих документов

Ошибки, опечатки и расхождения в сведениях, указанных в инвойсе и других коммерческих документах, являются основанием для проведения дополнительной проверки таможенной стоимости.

При выявлении таможней противоречий и несоответствий в коммерческих документах, особенно сопряжённых с более низким по сравнению с ИТС уровнем таможенной стоимости, декларанту будет направлен запрос таможенного органа о предоставлении дополнительных документов и сведений, которые могут устранить сомнения таможни в части недостоверности сведений о стоимости поставки.

Минимизация рисков КТС (корректировки таможенной стоимости) возможна, в том числе за счёт проведения предварительного анализа коммерческих документов по внешнеторговой сделке.

Приведение формы инвойса в соответствие с рекомендациями рабочей группы по упрощению процедур международной торговли Европейской экономической комиссией ООН и принятой в таможенных органах РФ практикой; проверка сопоставимости сведений, указанных в товаросопроводительных документах; проведение таможенного аудита позволяют дополнительно снизить риски доначисления таможенных платежей.

Рекомендуем участникам ВЭД не пренебрегать проработкой коммерческих документов в целях соблюдения требований таможенного законодательства и валютного контроля.

При необходимости юристы нашего центра готовы оказать любую возможную помощь в вопросах взаимодействия с таможней и предоставить подробные консультации по вопросам ведения ВЭД.

Источник: https://xn--80aeai2cdh2i.xn--p1ai/articles/invoice-dlya-tamozhni-trebovaniya-k-forme-i-obrazets-zapolneniya/

Download, Customize & Send | Invoice Simple

Инвойс на оплату для иностранной компании скачать

Looking for a specific free invoice template style or format? Then read on!

Benefits of using a great invoice template

Your Invoices are the last interaction customers have with your business. When you use a great invoice, you enjoy quite a few benefits:

  • leaving a great last impression with your client
  • clients are more ly to refer you to other potential customers
  • a happy customer is a repeat customer
  • a professional record is more ly to be kept whereas a handwritten note would be discarded or mistaken for trash
  • if you use our mobile app you’ll be able to find out when clients view your invoice
  • when using our mobile app you can setup online payments and get paid shortly after sending your invoice

When you have access to free invoice templates, you might as well reap the rewards.

Invoice template highlights

We’ve put in a lot of effort to make sure you get the best template possible. Here are some of the highlights:

  • All versions are print friendly
  • fully customizable
  • include essential invoice elements
  • automatically calculate subtotal and grand total amounts
  • professionally formatted

Finally, if you just want to look at a fully filled out sample invoice click here. You’ll be able to view how the finished invoice will look.

Special purpose templates

Some fields construction or freelancing require a customized invoice template. That’s why we’ve made a few specialization pages:

Which invoice template format should I use?

You have a few different choices when selecting a template. Each has it’s benefits and trade offs. Let’s go through them one by one:

Word or Google Docs

Microsoft Word is designed for general documents such as letters and reports. You can usually make quite good looking documents in Word. However it can be quite a pain to add line items, totals and calculate taxes. It can be quite difficult and frustrating to initially create your template, so make sure you start with an existing template.

I’ve often struggled with making a Word doc that looks the way I want it to. There are always some unseen and immovable margins at work. Do yourself a favour and skip making a template from scratch. Instead use one of the many free invoice templates provided here.

Excel or Google Sheets

Some recommend using Excel instead of Word, because of it’s automatic formulas. Excel makes it quite easy to add up your totals and measure taxes. You can set up a table with items and formulas with little effort.

However Excel falls short on the visuals. It’s very hard to make the invoice look professional, even when using professionally designed invoice templates.

One of the main drawbacks is that it’s quite difficult to adjust column widths in Excel without impacting the whole document. This is because everything is inside one large table.

You also don’t have access to the full range of styling options available in Word.

If you’re running a business, you understand that it’s always important to look at the big picture. With invoices, it’s not just about making the invoice itself. For example:

  • You’ll want to know which invoices have been paid, are due or overdue.
  • You want to track how much money you’ve earned each month/year for planning and tax purposes.
  • There are times were you need to refer back to an old invoice, searching through files is quite frustrating.
  • When it comes to getting paid you want to be able to accept credit cards and online payments.

Word and Excel both fail when it comes to the above tasks. Free invoice templates are a great way to get started, but it takes more to run a business.

Invoicing Software

The best option is to use tools and software designed for making invoices. You can use these tools to gain the best of both worlds! Great convenience as well as amazing style.

That’s where we come in. We’ve built our online invoice generator to be a great alternative to Word and Excel. Here are some of the added benefits of using Invoice Simple:

  • Professional layout
  • Fully customizable
  • Clients and items are automatically saved for future use
  • Simple book keeping for tax season
  • The app saves your clients and items, having them ready for use the next time you’re writing an invoice
  • Organize your invoices without needing to put in any additional time in
  • Use a professionally designed template that’s compatible with printers and mobile devices
  • See an overview of your business at a glance, without any effort
  • Know when your invoice is viewed by a customer
  • Process credit cards online or on the spot
  • and many more amazing benefits

If you’re invoicing more than once or twice a month it makes a lot of sense to switch to an invoicing software.

Other Software

There are people out there who don’t use any of the above options. I’ve heard of people using Photoshop, Indesign or Acrobat editable PDFs. Usually among photographers and designers who already have access to and use these tools for work.

These products all work fine if you’ve a made the template already. However they’re very energy intensive when you want to change something, for example your address or corporate color. Other problem is that the templates are very inflexible, for example if you have a line item that requires more space than usual, you’re luck.

Even more free invoice templates

Over the past couple months we’ve been asked for more templates. So here are a few specialized templates that could help you out:

  • Rental invoice templates: if you’re looking to send an invoice to your tenant then use the templates listed here. We’ve gotten rid of some of the extra columns to simplify the whole thing, resulting in a cleaner and clearer invoice.
  • Consulting invoice templates: for those consultants out there we’ve setup a short guide and six invoice templates to help you get paid.
  • Free itemized bill templates: a few templates for those who want to create and send itemized bills.

From consulting services to construction and from Excel to Google Docs, there are plenty of reasons and ways to create a small business invoice.

But what are the different types of invoices that small businesses can put to use?

There are plenty of different invoice versions you can use to get paid. These are the five most common types of invoices for small business:

  1. Pro forma invoices are often used instead of an estimate — they show how much the project will be.
  2. Interim invoices are used for larger projects, breaking them down into smaller installments.
  3. Recurring invoices are used for retainers and other ongoing relationships.
  4. Past due invoices are sent out as a sharp reminder that the customer still owes on the invoice.
  5. Final invoices are the most common type of invoice, indicating that a project has been completed and payment is due.

You can use any of the invoice templates above to create these five types of invoices.

Invoice templates in other languages

We offer downloadable templates and our invoice generator in a few different languages:

  • French
  • German
  • Italian
  • Spanish

Источник: https://www.invoicesimple.com/invoice-template

Все, что вам нужно знать
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: