Какие документы нужны для отчета по командировке

Содержание
  1. Какие документы нужны для командировки в 2020 году
  2. 1. Выбор сотрудника
  3. 2. Согласование командировки
  4. 3. Составление заявления на выплату аванса
  5. 4. Выпуск приказа о командировке
  6. Какие отчетные документы должны представлять командировочные за проживание в гостинице и другие расходы, как оформляется командировка в организации
  7. Понятие командировки
  8. Необходимые документы
  9. Командировочный приказ
  10. Авансовый отчет
  11. Расходы
  12. Подтверждающие документы
  13. Размер суточных
  14. Образец отчета о командировке
  15. Законодательная основа
  16. Оформление направления сотрудника
  17. Оформление результатов проделанной работы
  18. Отчет о командировке: пример заполнения формы 10а
  19. Если составлять форму самостоятельно
  20. Отчет о командировке: пример написания в свободной форме
  21. Кого в командировки отправлять нельзя
  22. Бланк служебного задания и отчета о командировке
  23. Документы для отчета по командировке
  24. Какие документы нужны для направления сотрудника в командировку?
  25. Какие документы нужны для отчета по командировке?
  26. Отчетные документы для командировочных: оплата расходов на проживание в квартире посуточно или в гостинице
  27. В каких случаях возникает необходимость
  28. Составление приказа
  29. Срок командировки
  30. Авансовый отчет
  31. Оформление в табеле
  32. Служебная записка
  33. Перечень для бюджетной организации
  34. Особенности оплаты проживания
  35. Нюансы проживания
  36. Подтверждающая документация для гостиницы

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Какие документы нужны для отчета по командировке

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировкиза работником сохраняется место (его нельзя уволить)и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по Россиии за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числедополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудниковИсключенияСсылкана законодательство
БеременныеИсключений нетстатья 259 ТК РФ
НесовершеннолетниеМожно, если речь идето спортсменах и творческих работникахстатья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающиепо ученическому договоруМожно, только если командировкасвязана с ученичествомстатья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностямиМожно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитациистатья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидовв Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов «падает» на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

Командировочноеудостоверение в 2020 году

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Какие отчетные документы должны представлять командировочные за проживание в гостинице и другие расходы, как оформляется командировка в организации

Какие документы нужны для отчета по командировке

Служебные поездки от организаций – это неотъемлемая часть любой трудовой деятельности. Они могут иметь различные цели: заключение соглашений, приобретение необходимых товаров, реализация продукции, обучение и многое другое. Однако любая командировка не обходится без документального оформления и обязательного учета.

Понятие командировки

Определение понятия «командировка» раскрыто в статье 166 ТК РФ и пункта 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Служебная командировка – это перемещение сотрудника по приказу работодателя на оговоренный период для выполнения служебного поручения вне места постоянного трудоустройства.

При оформлении работника в командировку ему выплачивается определенный доход, который зависит от средней заработной платы, а также осуществляется компенсация всех расходов в период поездки (при этом сотрудник должен документально подтвердить расходы, предоставив, например документы от гостиницы для отчетности).

Сотрудник, который был направлен в командировку, имеет следующие гарантии, установленные ТК РФ:

  • сохранение места работы и закрепленной должности;
  • сохранение средней зарплаты во время осуществления выезда;
  • компенсация расходов во время командировки.

Необходимые документы

При направлении работника в служебную командировку требуется оформить пакет документов.

  1. Служебное задание (направление в командировку).
  2. Служебная записка (при использовании автомобиля для передвижения).
  3. Приказ (в нем указывается: место направления, цель командировки, период выезда, источник финансирования, оформляется в форме Т9 и Т9а)
  4. Авансовый отчет (подтверждает расходы в период командировки, оформляется в форме АО-1)
  5. Табель учета рабочего времени (для учета отработанных дней, праздничные и выходные дни обычно оплачиваются в двойном размере).
  6. Командировочное удостоверение (при направлении в командировку по России и странам СНГ, оформляется в форме Т-10).

Командировочный приказ

Командировочный приказ оформляется работодателем и регистрируется в журнале. На каждом предприятии существует своя утвержденная форма данного документа. В нем указывается следующая информация:

  • ФИО сотрудника, которого направляют в командировку;
  • цель поездки;
  • место назначения;
  • дата выезда;
  • продолжительность пребывания в месте назначения.

После заполнения командировочного приказа, он передается непосредственно исполнителю поездки.

Авансовый отчет

После прибытия из командировки сотрудник должен представить составленный собственноручно отчет о потраченных средствах (в единичном экземпляре). С данной целью заполняется авансовый отчет, к которому прилагаются чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и иных возможных расходов. Данный документ должен быть представлен сотрудником в течение трех дней с момента возвращения.

В документе указывается следующая информация:

  • размер изначально выданного аванса;
  • номер документа;
  • дата выдачи средств;
  • лицо, которому выдан аванс (ФИО и должность);
  • сумма потраченных средств;
  • размер остатка (при наличии);
  • прилагающиеся документы, подтверждающие факт расходов.

Стоит отметить о важности правильного заполнения документации. В случае если авансовый отчет будет оформлен ненадлежащим образом, по нему нельзя будет произвести возмещение затрат, а также его нельзя использовать при сборе налоговой документации.

Расходы

Возмещение расходов сотрудника устанавливается трудовым законодательство РФ. В расходы, которые организация обязана компенсировать, входят:

  • оплата проезда в любом транспортном средстве;
  • съем жилья, гостиницы;
  • суточные (все виды дополнительных расходов, связанные с проживанием вне места постоянной работы);
  • все расходы, осуществленные с разрешения начальства.

Подтверждающие документы

Обратите внимание

Если вам предстоит командировка заграницу, стоит заранее побеспокоиться об оформлении загранпаспорта. Какие для этого понадобятся документы, мы расскажем в этой статье

Поскольку по Трудовому кодексу РФ возмещение расходов во время командировки производится только при наличии подтверждающих документов, сотрудник обязан предоставить отчетную документацию.

Отчетные документы для командировочных делятся на две основные категории: подтверждающая проезд и подтверждающая проживание сотрудника. К первой из них относятся проездные билеты и посадочные талоны.

Для подтверждения осуществления расходов второго типа следует предоставить:

  • чеки на проживание в гостинице;
  • кассовый счет за продукты питания и иных необходимых товаров;
  • счет-фактура;
  • договор аренды;
  • квитанция об оказании различных услуг.

В случае если сотрудник во время командировки проживал у частного лица (съем квартиры или комнаты), ему необходимо предоставить договор найма жилья.

Об особенностях оформления командировки смотрите видеосюжет:

Размер суточных

Оплата суточных может осуществлять по следующим документам:

  • командировочное удостоверение;
  • локальные акты организации;
  • коллективный договор.

При этом документальное подтверждение от сотрудника не требуется.

Сумма выплат неограниченная, она определяется работодателем. На законодательном уровне размер суточных достигает 700 рублей по России и 2500 в случаях командирования за границу. Данные выплаты не облагаются НДФЛ. В случае выплат компенсации в размере, превышающей установленную, они могут облагаться налогами.

Стоит отдельно отметить, что в случае возможности ежедневно возвращаться в место постоянного проживания, суточные не полагаются.

В поездках по делам организации нередко возникает необходимость в дополнительных расходах, которые тоже впоследствии компенсируются. К ним относятся:

  • деловые звонки (по вопросам организации);
  • оплата страховки на время пребывания;
  • обмен валюты;
  • проезд на общественном транспорте;
  • провоз багажа или груза.

Данные расходы также должны подтверждаться документально. Для возмещения расходов сотрудник может предоставить чеки, билеты и другие отчетные документы по командировке.

Источник: https://whatdocs.ru/%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D1%8B-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BA%D0%B8

Образец отчета о командировке

Какие документы нужны для отчета по командировке

Отчетность по командировкам — это внутренняя учетная документация организации, с которой работает и кадровик, и бухгалтер.

Работодатель, отправляя работника в служебную поездку, командировку, преследует определенные цели, на сотрудника возлагаются различные задачи, он должен решить рабочие моменты, получить сведения, выполнить работы, оказать услуги и т.д.

Это возможные цели командировки и они должны быть достигнуты, о чем работник должен отчитаться.

Например, если организация поставляет продукцию, командировка возможна для сопровождения партии товара и получения подтверждающих доставку документов.

С 2014 года составление документов, предусматривающих отчеты о выполнении возложенных задач — командировочного удостоверения и служебного задания, — является необязательным. Если в командировочном удостоверении отмечалось только время нахождения в поездке, то в задании гражданин кратко отчитывался о проделанной работе.

Законодательная основа

По сути, согласно Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному Постановлением Правительства от 13.10.

2008 № 749, сейчас трудящимся необходимо составлять только один вид отчетности: авансовый отчет, в котором он отчитывается о произведенных расходах (п. 26 Положения).

Эта форма нужна для производства налоговых отчислений, поэтому к ней предъявляются серьезные требования, суммы затрат сотрудник доказывает подтверждающими документами (билеты, квитанции и т.д.)

Однако это не мешает разработать на предприятии собственные локальные нормативные акты о порядке оформления командировки и обязать работников оформлять отчеты. В этом случае на предприятии можно использовать унифицированные формы Т-10 и Т-10а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или использовать образец отчета по командировке в 2020 году, разработанный самостоятельно.

Оформление направления сотрудника

О направлении работника в поездку по делам компании всегда издается приказ. Рекомендуется также сразу же составить командировочное удостоверение и служебное задание. Разрабатывать эти формы необходимости нет, имеющиеся бланки Т-10 м Т-10а вполне отвечают всем потребностям делопроизводства и содержат графы для внесения необходимой информации.

После возвращения на постоянное место работы сотруднику рекомендуется составить краткий отчет о выполнении задания; командировка, — пример взаимодействия гражданина практически со всеми службами предприятия: бухгалтерией, канцелярией, подразделением, где осуществляется трудовая деятельность. Поэтому лучше зафиксировать основные моменты хода выполнения работы в отчете о командировке. Также следует сохранять все документы о расходах в обязательном порядке.

Такие бланки используются в целях систематизации отчетности: рекомендуется строго придерживаться установленных форм, ведь это документальное подтверждение нахождения конкретного сотрудника и исполнение им трудового договора. Пример отчета по командировке, приведенный ниже, поможет работнику его правильно заполнить.

Оформление результатов проделанной работы

Отчет о командировке и другие документы должны быть сданы не позднее 3 дней после возвращения гражданина.

Заполняет его не только сам работник, цели и задачи устанавливаются руководством соответствующего отдела компании.

В принципе никаких сложностей не должно возникнуть при заполнении такого документа, как отчет по командировке, пример написания легко найти в делопроизводстве организации.

Требования к составлению документа:

  • цель направления и конкретные задания описываются четко;
  • соответствующую часть документа заполняет сам гражданин и самостоятельно описывает результаты выполнения возложенных задач.

Образец отчета о командировке (письменный) подтверждает выполнение возложенных задач, достижение результата, в нем командировочный указывает конкретные данные о произведенных в командировке работах. Это основное содержание документа, и исходя из него необходимо разработать соответствующий бланк.

Реквизиты документа, отчета:

  • наименование организации;
  • номер и дата составления;
  • фамилия, имя, отчество командированного;
  • отдел предприятия;
  • должность сотрудника;
  • пункт назначения поездки: район, город, конкретное предприятие;
  • срок поездки, дата ее начала и окончания;
  • основание для направления гражданина: служебная необходимость, план строительства и т. д.;
  • источник финансирования;
  • цель поездки и конкретные задачи работника;
  • подписи начальника отдела и руководителя.

Эти разделы заполняются администрацией, работник кратко пишет отчет о проделанной работе в соответствующей графе и подписывает документ со своей стороны.

Отчет о командировке: пример заполнения формы 10а

Однако образец заполнения служебного задания на командировку и отчета о командировке можно создать самостоятельно, не используя унифицированные формы.

Если составлять форму самостоятельно

В случае принятия решения о разработке форм служебного задания и отчета о командировке самостоятельно руководству предприятия следует предусмотреть в обязательном порядке требования к оформлению и предоставлению таких документов — в частности, определить следующие моменты:

  • срок заполнения и предоставления;
  • обязательные реквизиты и объем предоставляемой информации (состав сведений, предоставляемых работодателю, в том числе);
  • адресата предоставления сведений (конкретный отдел или конкретное уполномоченное лицо).

Отчет о командировке: пример написания в свободной форме

Эти решения работодателя нужно оформить локальным нормативным актом, с которым под роспись ознакомить всех существующих, а также вновь принимаемых сотрудников. Ознакомление производится строго под роспись.

Кого в командировки отправлять нельзя

При этом стоит учесть, что есть категории работников, которых ни при каких условиях нельзя направлять в командировки:

  • несовершеннолетние сотрудники, то есть не достигшие восемнадцати лет;
  • беременные женщины.

Отказаться от направления в служебную поездку имеют право:

  • родители, воспитывающие детей-инвалидов;
  • родители, воспитывающие в одиночку детей до 5 лет;
  • родители детей, которым не исполнилось 3 лет;
  • сотрудники, осуществляющие уход за больными близкими родственниками, если это необходимо в соответствии с официальным медицинским заключением.

Право на отказ не всегда известно представителям этих категорий трудящихся в силу юридической неграмотности. Поэтому они должны быть письменно уведомлены о возможности отказаться от направления в служебную поездку.

В случае если такие работники согласятся выполнить подобное задание работодателя, необходимо получение их письменного согласия.

От исполнения установленных на предприятии отдельным локальным актом обязанностей, в том числе, от составления отчета о командировке, такие сотрудники не освобождены.

Бланк служебного задания и отчета о командировке

Источник: https://ppt.ru/forms/komandirovka/otchet

Документы для отчета по командировке

Какие документы нужны для отчета по командировке

Для развития бизнеса, укрепления деловых отношений, контроля производственных процессов необходимы служебные командировки. Они помогают решать задачи, которые стоят в основе всего механизма работы организации. Как правило, такие поездки оплачиваются работодателем из бюджета компании.

Именно поэтому возвратившийся из служебной командировки сотрудник предоставляет отчет о потраченных средствах. В нем предоставляются все данные о произведенных тратах с соответствующими оправдательными документами. Предоставить эту информацию в бухгалтерию сотрудник обязан не позднее трех дней с момента возвращения из деловой поездки.

Таковым днем считается дата, отмеченная в обратном билете или путевом листе автомобиля.

ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Какие документы нужны для направления сотрудника в командировку?

Ранее в перечень документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку, входили служебное задание, командировочное удостоверение, отчет. Со временем эта практика претерпела некоторые изменения, и сегодня обязательные документы для командировки выглядят следующим образом:

  • приказ от руководителя организации;
  • служебная записка для использующих личный автотранспорт сотрудников;
  • график рабочего времени с отметками о днях, проведенных в служебной командировке.
  • авансовый отчет, составленный по закрепленной в учетной политике организации форме.

Приказ о направлении в командировку от руководителя организации составляется по типовой форме. В ней указаны все данные сотрудника, цель командировки и пункт ее назначения, дата отправки и длительность пребывания в поездке. Этот приказ утверждается руководителем организации, после чего регистрируется в журнале. Затем доводится до сведения сотрудника.

Для сотрудников, которые отправляются в служебную командировку на самолете, поезде или автобусе, оформляются соответствующие проездные документы. Если же сотрудник используют личный автомобиль для поездки, оформление таких документов не требуется, однако нужна служебная записка, в которой отмечается длительность поездки – дата прибытия и отъезда.

Оплата топлива, парковки и других расходов, связанных с командировкой на личном автомобиле, классифицируется как служебные расходы и оплачивается сотруднику полностью. Однако для этого ему необходимо предоставить оправдательные документы, так как одной служебной записки в качестве основания для компенсации этих затрат недостаточно.

Записка составляется в свободной форме, установленного бланка не существует.

В табеле рабочего времени дни, проведенные в командировке, обозначаются кодом без отметки о фактически отработанных часах. Если командировка выпадает в том числе на рабочие дни, они также отмечаются в табеле, а оплата по ним производится по специальному увеличивающему коэффициенту.

Авансовый отчет составляется сотрудником по возвращении из командировки. Перед тем, как отправится в служебную поездку, он получает наличные средства на планируемые в поездке расходы – дорогу, проживание, питание, представительские траты.

По истраченным средствам требуется составить отчет с подтверждающими затраты документами. Отчет предоставляется в бухгалтерию, где проверяется правильность его составления и соответствие оправдательных документов уставленным законодательством правилам.

При отсутствии каких-либо нарушений все понесенные расходы оплачивает организация.

Сегодня авансовый отчёт легко можно составить онлайн и даже подписать электронной цифровой подписью. Для этого разработаны специализированные бизнес-приложения, например Hamilton Авансовый отчёт.

Какие документы нужны для отчета по командировке?

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, предоставляет в бухгалтерию данные о следующих видах расходов:

  • проживание;
  • питание;
  • проезд (поездка до места назначения и непосредственно на месте);
  • услуги связи;
  • топливо, ГСМ, парковка (для сотрудников, совершающих командировки на личном автомобиле).

Оправдать совершенные расходы могут следующие документы:

  • проездные документы (и посадочные талоны) на самолет, поезд, автобус, общественный транспорт;
  • чеки с АЗС;
  • счета за аренду жилья;
  • кассовые чеки на продукты питания;
  • кассовые чеки на другие необходимые товары.

К авансовому отчету сотрудник может приложить товарные и кассовые чеки, бланки строгой отчетности, товарно-транспортные накладные и некоторые другие документы.

Вне зависимости от того, какой именно документ используется, он должен содержать развернутые сведения о приобретенном товаре/услуге: наименование продавца, товара, дату покупки, сумму сделки, полный список наименований товара/услуг со стоимостью каждого и итоговой суммой.

Предоставление товарно-кассовых чеков связано с некоторыми сложностями из-за быстрой потери их вида: бумага истончается, чернила выцветают, надписи становятся нечитаемыми, поэтому сотруднику рекомендуется делать копии и сканы либо загружать фотографии в соответствующие программные инструменты для того, чтобы приложить информацию к авансовому отчету. Если авансовый отчет составлен с ошибками или ненадлежащим образом, компенсировать расходы бухгалтерия не имеет права.

Авансовый отчет может быть предоставлен как в стандартной форме, так и составлен с помощью современных инструментов бизнес-оптимизации.

Специализированные приложения открывают новые возможности для автоматизации ряда производственных процессов, в том числе документооборота.

С помощью таких инструментов существенно экономится рабочее время, удается более эффективно распределить задачи, а также сделать контроль расходов предприятия более прозрачным для руководителя.

Источник: https://hamiltonapps.ru/dokumenty-dlja-otcheta-po-komandirovke/

Отчетные документы для командировочных: оплата расходов на проживание в квартире посуточно или в гостинице

Какие документы нужны для отчета по командировке

Любое задание, касающееся работы, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. Особенно это актуально в отношении служебной командировки. Работник, отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, должен по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

В каких случаях возникает необходимость

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

В современных условиях практически ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в рабочие поездки.

4 основных вида и причины направления в командировки:

  • решение производственных задач по России или за рубежом,
  • поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы,
  • посещение сотрудником подразделения головного офиса организации,
  • обязательное обучение за пределами населенного пункта для подтверждения квалификации (например, врачи медицинских учреждений обязаны проходить обучение и подтверждать свой сертификат каждые пять лет).

В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить сотруднику понесенные расходы.

Составление приказа

Распоряжение о направлении сотрудника в командировку должно быть оформлено письменно, например, в виде приказа. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ.

Приказ составляется в трех экземплярах:

  1. Один экземпляр отдается в расчетную группу для начисления средней зарплаты работнику за период командировки.
  2. Второй — в бухгалтерию организации, занятую непосредственно расчетом командировочных расходов, для выдачи аванса.
  3. Еще один экземпляр остается у работника на руках. Надо предъявить его в месте командировки.

Приказ подписывается руководителем и самим работником, это подразумевает согласие на поездку. Необходимо его согласование с отделом кадров и некоторыми другими службами.

В документе оговаривается:

  • место направления,
  • цель и срок пребывания,
  • источник средств (в бюджете это имеет большое значение).

Срок командировки

Срок служебной командировки — это период, длящийся со дня выезда работника по день возвращения из нее. Это следует из абз. 2 п. 4 Положения о командировках. Определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Максимальный срок законом не установлен.

В связи с отменой командировочного удостоверения, срок нахождения в рабочей поездке определяется по проездным документам, предоставляемым работником.

День выезда считается по дате отправления:

  • поезда,
  • самолета,
  • автобуса или другого транспорта.

День возвращения — по дате прибытия в населенный пункт.

Продолжительность поездки необходимо определить до ее начала, чтобы рассчитать размер аванса, выдаваемого работнику, и учесть рабочее время командированного в табеле.

Авансовый отчет

В течение 3 рабочих дней после возвращения сотруднику нужно предоставить авансовый отчет по расходам, понесенным в поездке, в бухгалтерию предприятия. Чтобы проблем с его составлением не было, лучше до отъезда ознакомиться с перечнем необходимых документов. Это можно сделать в бухгалтерии.

Примерный список расходов по командировке:

  • суточные (документальное подтверждение не требуется),
  • проезд (авиа и ж/д, автобусные билеты и т. д.),
  • проживание (кассовые чеки, квитанции, счета, договора найма и т. д).

Служебное задание отменено и для отчета не требуется.

Авансовый отчет заполняется по утвержденной форме АО-1 с двух сторон.

С обратной стороны заполняются расходы работника.

Оформление в табеле

На основании приказа на командированного работника заполняется табель учета рабочего времени.

Дни командировки отмечаются буквенным (К) или цифровым (06) кодом, продолжительность отработанного времени не указывается.

После подписания руководителем и работником отдела кадров, табель передается в бухгалтерию для начисления заработка.

За период нахождения работника в командировке (включая дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) ему сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (абз. 1 п. 9 Положения о командировках).

Служебная записка

Отмена командировочных удостоверений в 2015 году создала некоторые проблемы с определением срока нахождения в служебной поездке. Некоторые предприятия для своего удобства продолжают его использовать.

При отсутствии проездных документов время нахождения в командировке определяется по документам на проживание. Не исключены случаи, когда и их предоставить невозможно.

Тогда может помочь служебная записка, составленная самим работником и заверенная принимающей стороной.

Перечень для бюджетной организации

Деятельность бюджетного учреждения ограничивается массой нормативов и требований.

Нормы расходов по командировкам бюджетной организации установлены Постановлением Правительства РФ № 729 от 2 октября 2002 г.

Ограничения касаются:

  1. Оплаты проживания (кроме случая, когда работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки.
  2. Суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
  3. Проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Проезд до места командировки ограничен по категориям транспорта:

  • железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда,
  • водным транспортом — в каюте V группы морского судна, в каюте II категории речного судна, в каюте I категории судна паромной переправы,
  • воздушным транспортом — в салоне экономического класса,
  • автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Особенности оплаты проживания

Нормирование затрат по проживанию — одна из особенностей бюджетного учреждения.

Норма очень мала, она редко соответствует действующим ценам на жилье. В некоторых регионах за 550 рублей в сутки жилье снять невозможно.

Если командированный работник не уложился в норму, он может написать заявление на имя начальника об оплате услуги по факту. При наличии соответствующих документов и внебюджетных средств предприятия, ему возместят затраты.

Бюджетное предприятие, имеющее средства от коммерческой деятельности, может увеличить нормы командировочных расходов. Зафиксировать изменения необходимо коллективным договором или положением о командировках, которое должно быть в каждой организации.

Нюансы проживания

Затраты по найму жилья — одно из основных направлений расходов при командировке. После окончания рабочей поездки, сотрудник обязан предоставить отчетные бумаги за проживание. К ним стоит отнестись серьезно, бухгалтерия не может принять неправильно оформленные документы.

Подтверждающая документация для гостиницы

Наилучший и удобный вариант размещения в поездке — гостиница. Рекомендуется заранее подыскать варианты, забронировать номер.

Источник: https://domosite.ru/zakon/kakie-otchetnyie-dokumentyi-nuzhnyi-dlya-komandirovochnyih-avansovyiy-otchet-po-komandirovke

Все, что вам нужно знать
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: