Журнал прихода и ухода сотрудников образец скачать

Содержание
  1. Образец журнала (табель) учета рабочего времени сотрудников в 2020 году – скачать excel, бланк, заполнение, во вредных условиях труда
  2. Что это такое
  3. Обязательно ли
  4. Форма журнала
  5. Приказ
  6. Кто оформляет
  7. Как заполнить журнал, образец
  8. Особенности для вредных условий труда
  9. по теме:
  10. Журнал учета рабочего времени – образец, скачать бесплатно, для чего нужен – Центр Про
  11. Справка
  12. Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
  13. Сколько времени и как хранить документ
  14. Зачем нужен журнал учета рабочего времени?
  15. Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
  16. Обзор журнала
  17. Как он выглядит
  18. Для чего нужен
  19. Образец приказа
  20. Кто за него отвечает
  21. Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников
  22. Особые случаи
  23. Сроки хранения
  24. Журнал учета рабочего времени
  25. Что это за журнал?
  26. Законодательное регулирование ведения данного документа
  27. В какой форме составляется?
  28. Издание приказа о введении журнала рабочего времени
  29. Ответственность за ведение
  30. Требования к оформлению
  31. Порядок заполнения
  32. Исправление ошибок
  33. Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Образец журнала (табель) учета рабочего времени сотрудников в 2020 году – скачать excel, бланк, заполнение, во вредных условиях труда

Журнал прихода и ухода сотрудников образец скачать

3   0   6276

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

  • данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
  • информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
  • информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
  • отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

  • предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
  • выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

  • полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
  • даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
  • данные ответственного лица;
  • количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Скачать excel бланк можно скачать здесь.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

  • Ф.И.О.;
  • подразделение, должность;
  • время прихода на работу, подписи работника и контролера;
  • время ухода с работы, подписи работника и контролера;
  • комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
  • служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Приказ

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Форма журнала может быть утверждена как вместе с обязанностями по его заполнению, так и отдельным документом.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

Обеспечивать ведение книги учёта может сотрудник, постоянно присутствующий на входе в организацию (вахтёр, охранник, секретарь и т.п.).

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Постоянный контроль и выборочную проверку данных, заносимых в журнал, должен проводить ответственный сотрудник отдела кадров лично или, при наличии системы электронного контроля, по данным о проходе с использованием электронного пропуска.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Если учет обязателен на основании правил трудового распорядка организации, она доводится до персонала при приеме на работу путем ознакомления с правилами ВТР.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

Столбцы (1) и (2) заполняет ответственный за ведение журнала сотрудник (представитель кадровой службы или секретарь). Столбцы (3) – (7) заполняет работник. Личной подписью необходимо подтверждать как время прихода, так и время ухода с работы.

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

При принятии решения о сроке хранения журнала следует ориентироваться на сроки давности по трудовым спорам и период хранения архивов первичной документации. Минкультом в 2010 году утверждены сроки хранения архивных документов. Согласно этому документу табели и журналы учета должны храниться 5 лет.

При обнаружении ошибки в журнале рекомендуется зачеркнуть ошибочные сведения одной чертой и внести корректные данные. Исправление должно быть заверено подписью сотрудника/его руководителя  и контролера.

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

  • перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
  • тип работ с такими условиями;
  • длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса  может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Законодательно определен специальный срок хранения первичной документации по учету времени работы на вредных производствах – он составляет 75 лет и для табеля, и для журнала. Для таких предприятий целесообразно заключение договора со специализированным архивным учреждением.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

>

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-zhurnala-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Журнал учета рабочего времени – образец, скачать бесплатно, для чего нужен – Центр Про

Журнал прихода и ухода сотрудников образец скачать

Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.

Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок.

Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант.

Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.

Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.

Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.

Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении. Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника — должность не имеет значения.

Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном — с помощью специальных компьютерных программ. Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим.

Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены. Это значит, что учётную книгу нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и скрепить концы шнуровки печатью.

Когда документ прошит и пронумерован, это защищает его от искажения данных — никто не сможет удалить или заменить листы.

При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.

бланка подстраивается под конкретную организацию. Например, если ваши работники не направляются в служебные поездки и командировки, то и соответствующие графы вам не нужны.

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

  • порядковый номер записи;
  • календарную дату;
  • ФИО работника;
  • время прихода на работу;
  • время ухода;
  • подпись сотрудника;
  • сведения о служебных поездках — время ухода, прихода, цель.

Справка

PPT.RU — Власть. Право. Налоги. Бизнес

Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

  1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
  2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
  3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Существует несколько методов учета рабочего времени:

  • Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
  • При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
  • Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель.

Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
  • указать работника, ответственного за его ведение;
  • если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

  • порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
  • дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
  • информацию о прогуле – да/нет;
  • количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
  • подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Источник:

Зачем нужен журнал учета рабочего времени?

27.07.2017

В каждой организации или коммерческой компании существует своя внутренняя трудовая дисциплина – определенный график рабочего времени, время начала и окончания рабочего дня, а также система контроля соблюдения трудовой дисциплины. Внутренние документы оговаривают все перечисленные пункты и средства контроля их соблюдения.

Одним из наиболее распространенных средств контроля соблюдения трудовой дисциплины в организациях является журнал учета рабочего времени. В него заносится следующая информация:

  • время прихода сотрудников на рабочее место;
  • время ухода сотрудников с работы;
  • факты отсутствия работников на рабочем месте, и причины отсутствия;
  • количество часов ненормированной работы;
  • отсутствие сотрудника, направленного в служебную командировку.

В целом, такой документ каждая организация имеет право заводить на свое усмотрение и вести его заполнение в свободном формате. В тоже время, это – важный документ, который позволяет контролировать соблюдение работниками своих трудовых обязанностей и начислять им оплату труда в зависимости от фактически отработанного времени.

Журнал учета рабочего времени может быть единственным документом контроля, либо использоваться параллельно с табелем учета.

В любом случае, форма и заполнение его – произвольны, и определяются только внутренними инструкциями для кадровых отделов организаций.

Табель учета, наоборот, имеет рекомендованный бланк (Т-12 , 13) – он может заполняться на основании данных из журнала учета, и является основанием для начисления заработной платы, командировочных и отпускных выплат.

После того, как руководство организации определит форму бланка для журнала, выпускается приказ по организации, с которым необходимо ознакомить всех сотрудников. Дополнительно назначается ответственный за заполнение и ведение журнала работник. Для маленьких компаний – один человек, для крупных – специалист по каждому подразделению (обосновывается приказом или трудовым договором сотрудника).

Допускается также ведение журнала учета в электронном виде — использованием специализированной компьютерной программы. Форма бланка и порядок внесения в журнал записей – также свободны.

Журнал учета рабочего времени в бумажном виде утверждается руководителем организации, прошивается, нумеруется и скрепляется печатью. Вносить исправления в такой журнал, или использовать корректор при ведении журнала запрещено. Корректное исправление ошибок предполагает зачеркивание неправильной записи и внесение новой записи с заверением ее подписью ответственного лица.

Количество граф и их наименование каждая организация может определить сама, исходя их особенностей трудового процесса (наличие/отсутствие командировок, сверхурочных работ, ненормированного графика труда).

Однако в документе должны быть «типовые» графы – дата, номер записи, реквизиты работника, время прихода/ухода с рабочего места, а также сведения о служебных отлучках или поездках (дата, время, служебное задание).

Если создание журнала учета рабочего времени сотрудников компании вызывает у вас сложности, вам необходимы консультации по порядку заполнения/ведения этого документа, либо у проверяющих фискальных организаций из-за ошибок ведения журнала возникают претензии, обратитесь во Всероссийскую правовую сеть «Органавт», и опытные юристы окажут вам всестороннюю помощь по ведению внутреннего документооборота и защите прав в досудебных или судебных спорах с госструктурами.

Источник: https://centrproh.ru/oformlenie/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-obrazets-skachat-besplatno-dlya-chego-nuzhen.html

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Журнал прихода и ухода сотрудников образец скачать

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

  • полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
  • даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
  • данные ответственного лица;
  • количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Обзор журнала

Журнал учета рабочего времени – это тетрадь, в которой вписываются периоды прибытия и ухода сотрудников с места работы. В эти периоды обязательно входит предоставление обеденных перерывов.

Эта продолжительность на каждом предприятии определяется индивидуально, при помощи коллективного и трудового договора, а также представителями профсоюза.

За период выполнения своих трудовых обязанностей сотрудник получает заработную плату.

Все отметки об отработанном времени или отсутствии сотрудника на рабочем месте вносятся в журнал учета.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей фиксировать время, отработанное их сотрудниками. Из журнала часы работы переносятся в специальный табель и используются во время начисления заработной платы.

Как он выглядит

Журнал представляет собой тетрадь, которая состоит из обложки золотистого цвета из плотного картона, а также пленки из ПВХ, которую несложно снять во время отправки документа в архив. Журнал содержит отверстия стандартного размера, которые используются для подшивания.

Титульный лист журнала содержит название документа, место для вписывания наименования компании, а также блок с такой информацией:

  • дата начала и конца вписывания информации;
  • сколько записей содержит;
  • нумеровка тома;
  • сколько времени его нужно хранить.

Опечатывать журнал нужно только в том случае, если подобное требуется правилами внутреннего распорядка предприятия. Законодательство не делает эту операцию обязательной.

В книге учета содержатся такие разделы:

  1. Таблицы, в которые следует вносить информацию о сотрудниках.
  2. Информация о лицах, которые ответственны за заполнение журнала.
  3. В конце журнала располагается дополнительная информация (справка).

Журнал учета уникален тем, что содержит очень важную для бухгалтеров и кадровиков информацию.

Для чего нужен

Время работы – это некие период, когда сотрудник организации выполняет свои прямые должностные обязанности, беря во внимание все должностные инструкции и локальные правила.

Рабочее время непосредственно влияет на начисление заработной платы, в также разного рода надбавок и премий. Из-за этого ведение учета должно быть максимально точным и верным.

Для этих целей существует журнал учета рабочего времени. Его использование позволяется во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основными задачами журнала учета являются:

  • дисциплина персонала предприятия;
  • контроль над эффективностью трудового времени;
  • начисление справедливого размера зарплаты;
  • учет времени простоя;
  • отчетность о том, сколько дней сотрудник болел или прогуливал работу;
  • расчет часов, проработанных сверхурочно и т.п.

В книге содержатся данные о том, сколько времени фактически отработал сотрудник за определенный период времени. При помощи журнала предприятие получает возможность контролировать оптимальную продолжительность труда каждого из работников.

В журнал также можно внести отметки о:

  • прогулах;
  • задержках;
  • опозданиях.

После суммирования всех отработанных часов производится начисление зарплаты, сверхурочных или премий.

Образец приказа

Подобная фиксация рабочего времени возможна только после того, как руководитель предприятия выдаст приказ об этом. Кроме указания на существование такого документа в организации, в тексте приказа будет указано и должностное лицо, ответственное за заполнение журнала учета рабочего времени.

Это может быть одно из таких лиц:

  • на небольших предприятиях этим делом часто занимается сам директор;
  • руководитель отдела, где осуществляется контроль;
  • один из специалистов отдела кадров.

Большинство работодателей выбирают последний вариант, как самый оптимальный. Также журналы учета отличаются в зависимости от частоты их заполнения. Учет может быть еженедельный, ежедневный и суммированный.

Приказом журнал и табель можно не только создать, но и изменить. Обычно документ составляется из двух частей: в первой руководитель распоряжается в том, чтобы начать вести журнал, во втором – назначает ответственное лицо.

Необходимость внесения поправок может быть вызвано разными факторами – для работы во вредных условиях и ненормированном графике документ может иметь особую структуру. Для ее подтверждения нужно будет издать приказ и подтвердить его соответствующим распоряжением.

Кто за него отвечает

Ответственность за ведение журнала может быть возложена на того же сотрудника, который ведет табель, или на кого-то другого. Книгу учета может вести даже сам руководитель, но в любом случае информация об этом должна быть отражена в должностной или служебной инструкции.

Еще одним вариантом является приказ руководства предприятия. Это значит, что сотрудник, который ведет журнал учета, несет административную ответственность.

В обязанности заполнителя журнала входит внесение в него необходимых записей и передача их для дальнейшего реестра.

Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

  • перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
  • тип работ с такими условиями;
  • длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса  может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Законодательно определен специальный срок хранения первичной документации по учету времени работы на вредных производствах – он составляет 75 лет и для табеля, и для журнала. Для таких предприятий целесообразно заключение договора со специализированным архивным учреждением.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

Каждая организация вправе самостоятельно определять лицо, ответственное за ведение журнала. Для такого назначения достаточно издать специальный приказ либо внести сведения в Положение о делопроизводстве. Во втором случае обязанности работника по ведению журнала необходимо прописать в его должностной инструкции или трудовом договоре.

В зависимости от установленных в организации графиков работы, сведения в журнал вносятся со следующей периодичностью:

  • ежедневно – при стандартной рабочей неделе;
  • еженедельно – в случаях, когда рабочий график сотрудников не подразумевает ежедневное посещение;
  • суммированный метод – при гибком или сменном графике работы сотрудников данные вносятся с периодичностью, установленной в Положении о делопроизводстве (даже раз в полгода, если это целесообразно).

Обязательно ли в 2019 году вести журнал учета рабочего времени? В статье 91 НК указывается на то, что обязательным условием является ведение табеля (форма Т-12), но журнал учета в перечне обязательных документов отсутствует. Руководство предприятия может самостоятельно принимать решение о том, нужен этот журнал на предприятии или нет.

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

  • ежедневный;
  • еженедельный;
  • ежегодный.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте здесь.

Особые случаи

Существуют организации, где сотрудников отправляют в командировки в нерабочее время. В законодательстве не предусмотрено журнала учета ненормированного режима ведения трудовой деятельности, поэтому позволяется в журнале добавлять новые графы. Это могут быть: сведения о сверхурочных, основания для опозданий и др.

Журнал учета – это важный документ для правильной оценки работы сотрудников и начисления им заработной платы. В нем должна содержаться только достоверная информация. Если во время заполнения данных была сделана какая-то ошибка, неверные данные следует зачеркнуть и сверху надписать правильные сведения.

Сроки хранения

В нормативных документах указывается то, что журналы учета, табели и графики на предприятии должны содержаться в архиве на протяжении 5 лет. Если же на предприятии условия работы можно назвать вредными или опасными, то такая документация хранится 75 лет.

Одновременно осуществляется контроль над деятельностью работников, эффективности использования ими рабочего времени. Все это однозначно положительно влияет на успехи предприятия.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
  3. Москва и Область — 7 (499) 703-16-92
  4. Санкт-Петербург и область — 7 (812) 309-85-28
  5. Регионы — 8 (800) 333-88-93

Источник: https://vannacity.ru/blank/skachat-blank-zhurnala-ucheta-poseshchaemosti-sotrudnikov/

Журнал учета рабочего времени

Журнал прихода и ухода сотрудников образец скачать

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.

Скачать бланк Журнала учета рабочего времени на предприятии.

Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.

Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок

В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели.

В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов.

В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.

Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.

Законодательное регулирование ведения данного документа

Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

  • прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
  • в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

  • предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие.

При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода.

Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В какой форме составляется?

Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:

  1. Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
  2. Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
  3. Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.

Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

Издание приказа о введении журнала рабочего времени

На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.

Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

  1. контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
  2. заносит данные в книгу учета;
  3. своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.

Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

Ответственность за ведение

Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

Требования к оформлению

Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.

Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

  1. п/п;
  2. ФИО сотрудника;
  3. дата;
  4. время прибытия в учреждение;
  5. время ухода;
  6. причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
  7. подпись трудящегося.

В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события, относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.

Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО наемного трудящегося;
  • дата внесения данных;
  • час появления работника на производстве;
  • время ухода.

Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

  • конкретное место, куда ушел сослуживец;
  • суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.

Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

Исправление ошибок

Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=8294

Все, что вам нужно знать
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: